Guida operativa S-HUB 0.18

L’utente trova documenti dei propri gruppi, formazione, attestati e scadenze personali. Può aprire le altre sezioni autorizzate in consultazione e l’organigramma aziendale.

Il responsabile trova prima le attività collegate alla propria persona e le approvazioni assegnate all’account. Gli indicatori delle sezioni autorizzate sono raccolti separatamente nel riepilogo del suo ambito. Un nome scritto liberamente non viene interpretato come assegnazione: occorre selezionare la persona responsabile.

L’amministratore cliente mantiene il quadro completo dell’azienda. L’amministratore S-HUB vede anche il riepilogo dei clienti e degli account della piattaforma; i dati operativi sottostanti riguardano il cliente selezionato.

Le autorizzazioni, i gruppi e le licenze continuano a regolare l’accesso. La dashboard non assegna nuove responsabilità e non modifica i permessi.

In Accesso alle sezioni scegli gli account che possono accedere a rischi, SoA, asset, competenze e agli altri registri. Lo stesso riquadro è disponibile dal pulsante Utenti autorizzati nella singola sezione.

1. Seleziona uno o più account del cliente. Puoi cercare per nome o email senza perdere le altre selezioni.
2. Salva gli accessi. Senza selezioni la sezione è riservata agli amministratori, anche per i dati già presenti.
3. Il ruolo stabilisce ancora chi può modificare. Gli amministratori hanno sempre accesso nel proprio ambito e i moduli devono essere attivi.

Persone e organigramma restano visibili all’azienda. La mia formazione permette di consultare corsi e attestati personali anche senza accesso ai registri completi. I documenti mantengono le regole per gruppi.

Dashboard, scadenze, download, versioni e collegamenti diretti rispettano le autorizzazioni. Una scheda con collegamenti a sezioni riservate rimane in consultazione per evitare la cancellazione involontaria dei riferimenti.

Il personaggio sorridente è affiancato dalla nuvoletta «Ciao, sono NODO! Come posso aiutarti?». Premi il simbolo o il saluto, in basso a destra, per aprire NODO. È una chat richiudibile con domande predefinite e risposte sui passaggi del programma.

1. Scegli un argomento o cerca una domanda, per esempio gruppi, formazione o approvazioni.
2. Seleziona la domanda: NODO presenta la risposta e, se disponibile, il collegamento alla sezione.
3. Premi Altra domanda per continuare. Chiudi con la X, il pulsante NODO o Esc.

Le domande dipendono da ruolo e sezioni disponibili. Prima del login trovi soltanto aiuto per l’accesso. Nelle schede aperte NODO spiega i passaggi senza cambiare schermata né modificare i dati compilati. L’utente in consultazione conserva gli stessi permessi.

Le risposte sono standard. La ricerca filtra il catalogo e non genera risposte libere. NODO non analizza i documenti aziendali, non richiede servizi AI e non invia richieste a un operatore. La conversazione resta nella pagina e si azzera quando cambia account o cliente.

Condividere un documento con più gruppi

1. Apri Gruppi e visibilità e crea i gruppi aziendali. Seleziona le persone dall’anagrafica: una persona può appartenere a più gruppi.
2. Nel Centro documentale apri Modifica → Gruppi e visibilità e seleziona uno o più gruppi con le caselle.
3. Salva la visibilità: basta appartenere ad almeno uno dei gruppi attivi per consultare il documento. Le modifiche valgono subito su tutte le revisioni e i download.

Nessun gruppo selezionato: documento visibile solo agli amministratori. La regola vale anche per i documenti già esistenti e per quelli appena creati. Assegna i gruppi dopo il primo salvataggio.

Gli amministratori cliente vedono tutti i documenti del proprio cliente. L’amministratore S-HUB conserva il proprio ambito e non richiede una persona cliente. I responsabili rispettano i gruppi; un approvatore responsabile deve quindi appartenere a un gruppo del documento. La revoca della visibilità blocca anche le decisioni ancora pendenti. Disattivare un gruppo o una persona ne sospende l’accesso. I gruppi regolano la visibilità e non concedono ulteriori permessi di modifica.

Le appartenenze seguono la persona. Se si collega l’account a una risorsa diversa, valgono i gruppi della nuova persona. Non vengono dedotti collegamenti da nomi o email. I controlli valgono anche per collegamenti diretti, versioni, ricerca ed esportazioni. Un originale contenente più capitoli richiede accesso a tutti i documenti associati; le immagini delle revisioni autorizzate restano disponibili.

La mia formazione

Collega l’account alla persona in Utenti e permessi. Nei corsi registra la persona tra i partecipanti e associa gli attestati alla stessa risorsa o partecipazione. La nuova pagina La mia formazione mostra corsi assegnati, propri esiti, attestati scaricabili e scadenze; un riepilogo compare in dashboard.

L’utente conserva la sola consultazione e vede soltanto la propria formazione e i propri attestati, anche nei corsi condivisi. Per i dati storici senza persona completa il collegamento esplicito. Gli amministratori e i responsabili mantengono la gestione formativa; la pagina personale mostra il loro percorso. Il modulo Formazione deve essere attivo.

Collegare gli account

In Utenti e permessi scegli la persona dell’anagrafica prima di generare l’invito. Se manca, usa Aggiungi persona. Ogni persona può avere un solo account nel cliente. Per gli account esistenti indicati Da collegare usa Modifica account. Il nome segue l’anagrafica; la password viene scelta personalmente. Il salvataggio di un account chiude le sue sessioni precedenti.

L’amministratore S-HUB è un account interno indipendente dall’anagrafica dei clienti. Non deve essere censito tra le risorse e non mostra la selezione di una persona nelle sue impostazioni. Il collegamento alla persona è richiesto per gli account aziendali. Per approvare, anche l’amministratore S-HUB deve essere scelto esplicitamente come destinatario della richiesta. Non vengono creati collegamenti interpretando nomi o email.

Scegliere i responsabili

I responsabili si scelgono da un elenco di persone del cliente. La scelta è disponibile in documenti, rischi e trattamenti, controlli, registrazioni, fornitori, mansioni e percorsi del personale, comprese voci audit e riesame, risultati chiave, incidenti e proposte formative. I riferimenti precedenti restano conservabili; per collegarli seleziona la persona corretta. Le firme e i nomi delle revisioni storiche restano conservati.

Inviare e decidere una richiesta

1. Nella scheda documentale scegli Responsabile e Approvatore assegnato. L’approvatore deve avere un account attivo già attivato e ruolo autorizzato; gli account aziendali richiedono una persona attiva collegata nello stesso cliente. La scadenza di approvazione è facoltativa.
2. Salva la revisione e premi Invia in verifica, indicando le note.
3. L’approvatore trova la richiesta nella sua dashboard e apre direttamente la revisione inviata. Può approvare o rinviare per modifiche con una motivazione. La decisione è attribuita al suo account e alla sua persona.
4. Per aggiornare una revisione inviata occorre il rinvio oppure il richiamo da parte del richiedente o di un amministratore. Gli amministratori possono riassegnare la richiesta con una motivazione. La precedente assegnazione rimane nello storico.

Il contenuto resta bloccato durante la verifica. Solo l’account assegnato può decidere, anche quando altri account hanno ruolo amministratore. L’utente rimane in consultazione. Una persona inattiva, un account non disponibile o un collegamento account–persona cambiato richiedono la verifica e la riassegnazione. La scadenza compare nello Scadenziario; la richiesta si chiude dopo la decisione. Gli amministratori vedono anche le altre assegnazioni del cliente. Versioni e approvazioni mostra lo storico delle richieste e delle decisioni.

Le richieste sono interne a S-HUB. Gli inviti vengono consegnati manualmente; non vengono inviate email. I documenti già approvati conservano il precedente storico. Una revisione precedente In revisione senza richiesta assegnata va salvata come bozza con un approvatore scelto, quindi inviata nuovamente.

Il caricamento e la conversione automatica dei Word sono stati rimossi. Apri un documento, scegli Modifica e scrivi oppure incolla il contenuto nell’editor. Usa titoli, grassetto, elenchi e tabelle supportate; controlla l’anteprima prima di salvare.

La consultazione, le revisioni, l’approvazione e l’esportazione Word restano disponibili. Gli originali già caricati e le immagini delle versioni precedenti sono conservati; consultazione e download rispettano i gruppi assegnati come descritto sopra. I capitoli esistenti restano normali documenti collegati.

Apri un rischio e usa Asset dell'inventario collegati. Seleziona gli asset effettivamente coinvolti e salva. La selezione usa l'identità della scheda, non il nome: due asset con lo stesso titolo restano distinti. Il rischio conserva la revisione, il titolo, la tipologia e la classificazione dell'asset al momento del collegamento.

Se l'inventario viene aggiornato, S-HUB segnala la differenza fra il riferimento conservato e la scheda corrente. Riesamina il rischio e, quando opportuno, seleziona Aggiorna i riferimenti alle revisioni correnti quando salvi. L'aggiornamento è esplicito; non assegna impatti, probabilità o attuazione SoA. Un asset annullato resta riconoscibile nel collegamento storico e non può essere aggiunto come nuovo riferimento. Se il modulo non è attivo, lo storico resta conservato ma non permette nuove selezioni o consultazioni dell'inventario.

Dalla scheda asset puoi vedere i rischi collegati. Prima di passare alla scheda collegata salva le modifiche. Il campo testuale Asset già usato nei rischi rimane conservato: l'aggiornamento non interpreta i nomi per creare associazioni. Il metodo di calcolo del rischio, la baseline e l'accettazione formale restano separati da questi riferimenti anagrafici.

Apri Riesame della direzione e compila data, periodo, partecipanti e sintesi delle decisioni. Nel riquadro del riesame seleziona una delle dieci sezioni: contesto; obiettivi e KPI; audit; azioni e NC; rischi e SoA; fornitori; risorse, competenze e formazione; continuità e ripristino; cambiamenti; opportunità di miglioramento.

Per ogni sezione registra valutazione e conclusione. Collega le fonti pertinenti: registrazioni, rischi, documenti o controlli dello stesso cliente. Per registrazioni e documenti puoi selezionare una revisione storica; per rischi e controlli acquisisci la revisione corrente disponibile. I conteggi mostrati sono dati correnti datati, utili per la selezione; non aggiornano una fotografia già acquisita. Inserisci il riepilogo corrente nella valutazione copia soltanto un riepilogo informativo, da riesaminare.

Per congelare le fonti seleziona Acquisisci esplicitamente le fonti selezionate al salvataggio e salva. La fotografia registra revisione e valori disponibili in quel momento: misurazione KPI, data, periodo, stato di validazione e metodo; media ed esito della valutazione fornitore; valori del rischio e altri riscontri. Sono distinti i dati presenti ma non verificati e quelli mancanti. Per una definizione KPI storica priva della relativa misura archiviata viene dichiarata l'indisponibilità; S-HUB non ricostruisce quella misura dai dati attuali.

Nuove misurazioni o revisioni delle fonti producono avvisi, mantenendo i valori conservati. Una nuova acquisizione modifica solo la nuova versione del riesame. Il pacchetto generale si acquisisce con la scelta separata Acquisisci il pacchetto dati attuale per il riesame: comprende i dati disponibili e le nuove azioni create.

Decisioni e azioni Aggiungi una decisione con titolo, attività o risultato atteso, responsabile, scadenza e criterio di verifica. Se deve alimentare il registro Azioni, seleziona Crea un'azione collegata al salvataggio. La stessa decisione genera una sola azione. Dopo la creazione aggiorna l'attività nella scheda dell'azione collegata; la decisione originaria e il collegamento rimangono conservati. Le voci di miglioramento già usate nei riesami restano valide e non vengono duplicate.

Esporta pacchetto riesame Word produce il report con le dieci sezioni, le valutazioni, i riferimenti e i valori acquisiti, le decisioni e le responsabilità. Una fonte non consultabile per modulo disattivato è segnalata senza sostituirne i dati. Le vecchie schede e i pacchetti del riesame restano leggibili nello storico.

In Obiettivi scegli Nuovo OKR, oppure attiva i risultati chiave in una scheda. Definisci il trimestre nel formato anno-Q1, Q2, Q3 o Q4. Aggiungi i risultati chiave: titolo, responsabile, KPI distinto, peso percentuale, baseline e target. I pesi devono essere positivi e sommare 100%. Sono previsti fino a 30 risultati. Baseline e target usano la stessa unità del KPI. Il KPI deve essere crescente (soglia >=) oppure decrescente (soglia <=); un intervallo o una soglia di uguaglianza non definisce il progresso OKR del pilota.

Calcolo del progresso - Crescente: (valore - baseline) / (target - baseline) x 100. - Decrescente: (baseline - valore) / (baseline - target) x 100. Il progresso di ogni risultato è limitato all'intervallo 0-100%. La baseline deve essere diversa dal target e coerente con la direzione del KPI. Avanzamento aggregato = somma(peso x progresso) / 100. Si aggregano percentuali, senza sommare valori espressi in unità diverse.

Esempio sintetico: due risultati al 50% e al 75%, con pesi 40% e 60%, producono un'anteprima aggregata del 65%. Questa percentuale è verificata solo quando tutte le misure richieste sono validate e i riferimenti sono ancora coerenti.

Anteprima e verifica sono distinte. Una misura assente o non confrontabile lascia il risultato o l'aggregato non disponibile; non viene sostituita con zero. Una misura non validata può alimentare l'anteprima, ma non l'aggregato verificato. La definizione conserva il riferimento KPI. Dopo una modifica al KPI riesamina l'avviso e usa Applica definizione corrente quando opportuno.

Vista OKR / Vista settimanale La vista usa l'ultima misura datata del trimestre disponibile entro la settimana considerata. La settimana corrente usa solo i dati disponibili oggi. Le settimane future rimangono vuote: non sono previsioni né valori interpolati. La data e lo stato della misura aiutano a leggere celle e colori. Le rettifiche vengono tracciate nei KPI; la vista settimanale è una lettura dei dati disponibili e non una fotografia approvata di ogni chiusura settimanale.

Per completare un obiettivo OKR devono essere raggiunti tutti i target con misure validate nel trimestre e riferimenti aggiornati. Una media elevata non compensa un risultato chiave non raggiunto. L'avanzamento del lavoro resta un indicatore separato. Gli obiettivi semplici già presenti mantengono il collegamento singolo e il loro storico: non vengono convertiti automaticamente in OKR.

Apri Incidenti di sicurezza e registra titolo, responsabile, descrizione e impatti. Le nuove schede propongono il percorso strutturato. In una scheda precedente scegli Aggiungi il percorso di risposta per attivarlo esplicitamente; i dati precedenti restano conservati. Per un'esercitazione seleziona SIMULAZIONE.

Registra la data e ora effettiva di rilevazione, la gravità e il coordinatore. Gli orari sono mostrati in Europe/Rome: CET (+01) o CEST (+02). Negli orari ripetuti al cambio dell'ora scegli il fuso effettivo; un orario inesistente non è accettato. S-HUB conserva il momento in UTC e ricava la data del registro, evitando la doppia digitazione. Non viene dedotto l'orario di un incidente storico dalla sua sola data.

Le fasi sono Rilevazione, Triage, Contenimento, Recupero e Chiusura. Il triage richiede una decisione Evento/Incidente e la relativa motivazione. Registra gli orari delle attività effettive, senza anticipare eventi non svolti. La sequenza rilevazione-triage-contenimento-recupero-verifica-chiusura deve essere coerente. Il coordinatore e le decisioni non sono assegnati automaticamente.

Escalation e cronologia Per ogni escalation indica ruolo destinatario, motivo o decisione richiesta, responsabile e termine interno. Gli stati sono Da gestire, In corso, Conclusa e Annullata. Per concludere o annullare servono orario ed esito o motivazione. Le escalation salvate non si eliminano; la motivazione dell'annullamento rimane nello storico. Le scadenze compaiono nello Scadenziario e nei riepiloghi dei moduli attivi, con apertura della scheda incidente.

La cronologia registra data e ora, evento, autore o responsabile e riscontro. Gli eventi salvati sono immodificabili. Per correggere aggiungi un nuovo evento o una rettifica motivata, conservando il precedente.

Recupero e chiusura Indica data della verifica, persona che verifica, riscontro e risultato. Prima della chiusura devono essere concluse o annullate con motivazione tutte le escalation; sono necessari gli orari e la motivazione della chiusura. Una nota di risoluzione, da sola, non dimostra il recupero del servizio. Una nuova revisione da verificare conserva la chiusura precedente nello storico.

Tempi interni Configura tempi aziendali permette di definire, per ogni gravità, le ore dalla rilevazione entro cui effettuare triage e recupero. I valori iniziali sono esempi interni da confermare per l'azienda. Le configurazioni sono versionate. Le scadenze di una scheda già salvata conservano la configurazione applicata. Per adottare quella corrente seleziona Applica la configurazione corrente al salvataggio e salva. Le variazioni non riscrivono gli incidenti precedenti. Sono scadenze organizzative: non termini di legge o notifiche NIS2. S-HUB non invia comunicazioni esterne e non decide automaticamente se notificare un incidente; tali decisioni restano dei responsabili.

Se disponibile, il cliente ASTER DEMO contiene esempi sintetici per esercitarsi. Le schede SIMULAZIONE non rappresentano incidenti, test o decisioni aziendali reali. La presenza o il numero degli esempi non costituisce una misura di conformità. La guida non richiede identificativi di esempio specifici per utilizzare i flussi. I documenti prescrivono attività; prove e misurazioni vengono registrate e verificate separatamente. Nessun caricamento attribuisce da solo attuazione SoA o competenza.

Per proteggere tutti i dati, arresta il programma e conserva una copia completa della cartella data. Word, Excel e altri export non costituiscono un backup completo. La versione 0.13 collega account e persone e assegna le richieste di approvazione. Le approvazioni precedenti restano nomi dichiarati; quelle nuove registrano l’identità dell’account. Prima di un rilascio condiviso servono ospitalità HTTPS e gestione operativa.

405 test automatici superati, inclusi 19 test degli account. I 19 controlli dedicati sono stati ripetuti dopo gli ultimi affinamenti. Verificate anche le due aree nel browser con account sintetici e la conservazione delle 51 tabelle preesistenti e degli allegati. Il collaudo delle aree include consultazione e download, gestione dei propri account, selezione del cliente e attribuzione delle approvazioni. Nessuna chiamata cloud AI eseguita nel collaudo.

La verifica fisica dell'impaginazione Word non è stata completata: Office non è avviabile nella sessione Windows corrente (errore 0x80070520). Le verifiche di contenuti e struttura del file non garantiscono da sole la resa su ogni installazione di Microsoft Word. Riesamina il Word esportato prima di distribuirlo come documento aziendale definitivo.

Per le funzioni precedenti consulta la guida 0.10 e lo storico del LEGGIMI.

In ASTER DEMO cerca [COLLAUDO] per seguire asset, rischio, SoA, evidenze, audit, NC, azione correttiva e riesame. Il percorso ha superato 43 verifiche applicative. Asset e rischio, così come le fonti del riesame, si vedono in entrambe le direzioni in Flusso e riscontri. Le fotografie e le baseline storiche restano conservate.

NC e azione correttiva sono completate; il miglioramento del riesame è da pianificare. Sono esempi sintetici, non evidenze aziendali reali. La verifica visiva delle schermate principali del cliente demo è stata completata su desktop, tablet e telefono nella versione 0.11.4.

Da tenere d’occhio usa schede uniformi e un titolo centrato. Le finestre di modifica conservano visibili intestazione e comandi. Flusso e riscontri raggruppa le relazioni di una stessa scheda e usa una lettura verticale su telefono. Audit, NC, azioni e riesami mantengono le date su una riga e offrono schede mobile.

I dati e lo storico restano conservati. Il controllo visivo riguarda le schermate principali del cliente demo.

L’amministrazione S-HUB mantiene l’interfaccia completa per il nostro team: clienti, servizi, moduli e licenze, libreria e account. Il portale cliente presenta soltanto la propria azienda, con identità grafica e funzioni disponibili.

Amministratore cliente e responsabile possono gestire e approvare le revisioni assegnate al proprio account. L’amministratore cliente configura la propria azienda e invita i suoi account; il responsabile svolge le attività operative. L’utente può soltanto consultare e scaricare. Soltanto l’amministrazione S-HUB gestisce clienti e licenze. I permessi sono controllati sul server, anche quando si tenta di aprire direttamente un collegamento di un altro cliente.

Per il primo account apri Configura-primo-accesso.cmd nella cartella del programma. Inserisci nome, email e password direttamente nel modulo protetto. In Utenti e permessi genera poi gli inviti per le altre persone: collegamenti personali, monouso, validi 24 ore, da consegnare manualmente. Non vengono inviate email. Per la propria password usa Il mio account. Disabilitazioni e cambi di ruolo revocano le sessioni.

Le nuove approvazioni e verifiche registrano l’identità dell’account che le esegue. Le approvazioni precedenti restano marcate come nome dichiarato. L’attribuzione di un account non è una firma digitale qualificata. L’installazione resta locale; l’accesso remoto dei clienti richiede un rilascio ospitato con HTTPS e gestione operativa.

In Persone e organigramma apri Nodi dell’organigramma, indica un nome (es. Direzione), seleziona almeno due persone e salva. I membri devono avere lo stesso responsabile diretto oppure nessuno. Nel grafico compariranno sotto un nodo comune, mantenendo ciascuno i propri collaboratori. Puoi modificare o archiviare il nodo senza cancellare le persone.

Nella scheda persona scegli il Tipo di rapporto. Per collaboratori e consulenti esterni indica, se disponibili, società esterna, referente interno e date del rapporto. Il referente segue la collaborazione; il responsabile diretto determina la posizione nel grafico. Gli esterni hanno etichetta dedicata e bordo tratteggiato. Tutte le risorse restano collegate alla stessa persona; non viene creato automaticamente un account.

Gli account del cliente consultano l’organigramma. Amministratori e responsabili autorizzati alla gestione del personale possono modificarlo. Le persone già presenti mantengono il tipo Non specificato finché non viene scelto esplicitamente.

Apri la scheda persona e cerca Organizzazione e Mansionario. Con Fa parte del gruppo scegli i componenti della Direzione: saranno affiancati dentro un unico riquadro. Con Risponde a scegli una singola persona oppure Direzione (gruppo). In questo secondo caso il collaboratore sarà collegato sotto l’intero gruppo, con una linea comune.

Salva nuova versione applica la scelta e conserva lo storico. L’appartenenza al gruppo non assegna permessi né crea account. Il programma blocca dipendenze circolari, assegnazioni al proprio gruppo e modifiche basate su versioni superate.

Collaboratori e consulenti esterni senza collegamenti nell’organigramma sono raccolti in una colonna a destra. Gli esterni che rispondono a una persona o a un gruppo, ne fanno parte o hanno collaboratori subordinati conservano la posizione nella struttura. Dalla scheda persona puoi scegliere i collegamenti; filtri e zoom rimangono disponibili.

In Persone e organigramma scegli Organigramma e premi Scarica PDF. Il file comprende il grafico completo della vista corrente, comprese le parti fuori schermo, il gruppo Direzione e la colonna degli esterni. Mantiene i filtri impostati e adatta tutto a una sola pagina A4, scegliendo l’orientamento più adatto.

L’intestazione usa il nome e il logo configurati in Identità del cliente, mantenendo le proporzioni del logo. Se il logo non è ancora impostato, il PDF contiene il nome dell’azienda e il programma indica dove aggiungerlo. Sono riportati data, filtri e numero di persone. Il download è disponibile anche agli utenti in consultazione.